Recrutement d’un(e) Secrétaire Exécutif

NOTICE SPECIALE
Le Centre pour la Gouvernance Démocratique et la Prévention des Crises (CGDPC) dans le cadre du renforcement de ses activités recrute une/un Secrétaire Exécutif (SE).
Le but de cette vacance de poste ouverte à l’interne comme à l’externe est d’identifier un candidat qualifié pour accompagner le Bureau Exécutif dans la mise en œuvre du mandat du Conseil d’Administration.

SERVICE

Intitulé du poste : Secrétaire Exécutif (SE).
Statut : Salarié
Taux d’activité : Plein Temps
Type de contrat : Court terme
Organe : Bureau Exécutif
Lieu d’affectation : Lomé – Togo, siège du CGDPC
Supérieur hiérarchique : Directeur Exécutif
Nombre de postes : 01

RESPONSABILITES

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, la/le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

1. Assistance, Conseil et coordination :

– Exercer les fonctions d’assistant et de conseiller principal du Directeur Exécutif pour toutes les questions relatives à la fourniture d’un appui administratif, logistique et technique.
– Assurer la coopération et l’intégration des ressources administratives, logistiques et techniques avec les différents acteurs concernés par les activités du CGDPC.
– S’acquitter de tâches connexes qui pourraient lui être confiées par le Directeur Exécutif ou le Conseil d’Administration. Par exemple fournir des informations sur la mission et les activités d’appui administratif, logistique et technique aux membres du Conseil d’Administration.
– Représenter le centre lors de réunions, événements protocolaires et cérémoniels…etc.

2. Questions relatives à la gestion :

– Par l’intermédiaire du Directeur Exécutif, donner des avis à l’équipe dirigeante concernant le processus de planification des activités du CGDPC sur une base annuelle, en accordant une attention particulière aux domaines d’appui et contribuer à l’adoption d’une approche intégrée dans la mise en œuvre du mandat, ainsi qu’en faciliter la cohésion.
– Veiller à fournir des orientations au personnel d’appui administratif, logistique et technique et aux bénévoles qui seront placés sous son autorité, à en évaluer la performance, à les superviser et à les encadrer.
– Maintenir une communication efficace avec le Secrétariat General.
– Certifier les dépenses courantes en vertu des pouvoirs délégués par l’Administratrice Générale aux finances.

3. Autres tâches connexes :

– S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

COMPETENCES

Intégrité
– Adhérer aux valeurs du CGDPC dans les activités
– Agir sans se soucier de son intérêt propre
– Ne pas céder aux pressions politiques

Professionnalisme
– Tirer fierté de son travail et de ses réalisations
– Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet
– Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir dans les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés

Aptitude à la communication
– S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit
– Ecouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient
– Partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant

Esprit d’équipe
– Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun et être prêt à apprendre des autres
– Accepter les décisions finales du Conseil d’Administration et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre
– Partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs

Aptitude à planifier et organiser
– Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues
– Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins
– Prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien
– Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification

Sens des responsabilités

– Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements
– Se conformer aux règles et procédures du CGDPC
– Prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service

Créativité

– S’employer activement à améliorer les programmes ou services
– Proposer des solutions novatrices afin de résoudre les problèmes ou de répondre aux besoins des clients
– Promouvoir des idées nouvelles et amener autrui à s’y intéresser
– Prendre des risques calculés en misant sur des formules qui sortent de l’ordinaire; oser ne pas suivre les sentiers battus
– S’intéresser aux idées et aux démarches nouvelles
– Ne pas être prisonnier des opinions et solutions toutes faites

Volonté de perfectionnement

– S’employer activement à progresser, sur les plans tant professionnels que personnel
– Se tenir au courant de la façon dont son apport est perçu afin d’apprendre et de se perfectionner

FORMATION

Un diplôme universitaire de premier cycle ou équivalent dans le domaine des affaires internationales, de l’administration publique ou des entreprises, de la gestion, de la logistique, de la gestion des ressources humaines, de la comptabilité, du droit ou dans toutes autres disciplines apparentées est exigé.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins deux années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans l’administration publique ou des entreprises, la gestion des programmes, la gestion des ressources humaines, la finance, la comptabilité, la logistique ou tout autre domaine connexe. Une expérience de l’exécution de programmes d’appui et de règles et procédures administratives complexes est exigée.

CONNAISSANCES LINGUISTIQUES

Le français est la langue de travail du CGDPC. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais, à l’oral et à l’écrit, est un atout.

DUREE DU CONTRAT
L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat à durée déterminée pour une période initiale de 11 mois, dont les trois premiers seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants, ainsi que de la disponibilité des fonds.

METHODE D’EVALUATION

L’évaluation des candidats qualifiés pourrait inclure un exercice d’évaluation, pouvant être suivi d’un entretien d’appréciation des compétences.

RAPPEL

Le CGDPC s’attend aux plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité chez l’ensemble de son personnel, ce qui inclut le respect des droits humains.

DEPOT DE CANDIDATURE

Les dossiers de candidature sont à envoyer à l’adresse recrutement@cgdpc.org au plus tard le 31 mai 2017. Il s’agit de :

• une lettre de motivation ;
• une copie d’une pièce d’identité (Carte nationale d’identité ou passeport) en cours de validité ;
• une copie légalisée du dernier diplôme ;
• un curriculum vitae détaillé.

Une présélection et une évaluation des candidatures seront effectuées en fonction des informations fournies. Les personnes dont la candidature est retenue pour la sélection feront l’objet d’une procédure de vérification des références afin de s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans la candidature et seront seules contactées pour la suite du processus.

Kafui AMEDEGNATO
Vice-Présidente Chargée de la Gestion et de l’Appui aux Opérations

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